Der Status "Beleg fehlt" kennzeichnet alle Zahlungen, bei denen noch kein passendes Dokument verknüpft wurde. In Tess können Sie diese Liste effizient abarbeiten.
Schritt 1: Liste filtern
Navigieren Sie in die Zahlungstabelle.
Oben in der Leiste sehen Sie sofort die Anzahl der betroffenen Zahlungen.
Klicken Sie auf den Status "Beleg fehlt", um die Liste zu filtern. Nun sehen Sie nur noch die offenen Posten.
Wir unterscheiden bei der Bearbeitung zwei Fälle:
Fall A: Der Beleg fehlt tatsächlich (Upload)
Sie haben die Rechnung noch nicht ins System geladen.
Gebündelt suchen: Geben Sie in das Suchfeld den Namen des Lieferanten ein (im Video-Beispiel: METRO). So sehen Sie alle fehlenden Belege dieses Händlers auf einen Blick.
Drag & Drop: Markieren Sie die entsprechenden Rechnungen auf Ihrem Computer und ziehen Sie diese einfach per Drag & Drop in die Liste.
Ergebnis: Tess verknüpft diese nun automatisch oder liefert Ihnen passende Vorschläge.
Fall B: Der Beleg ist bereits in Tess
Die Datei wurde schon hochgeladen, aber nicht automatisch zugeordnet.
Klicken Sie die betreffende Zahlung an.
Wählen Sie im Detailfenster unten rechts "Belege suchen".
Nutzen Sie die Suchfunktionen, um das richtige Dokument zu finden:
Freitextsuche: Suchen Sie nach Name, Betrag oder Datum.
Belegnummer: Nutzen Sie die automatisch identifizierte Nummer.
Haben Sie den richtigen Beleg gefunden? Klicken Sie auf "Verknüpfen".
Ergebnis: Der Beleg ist nun erfolgreich mit der Zahlung verknüpft und der Eintrag verschwindet automatisch aus der "Beleg fehlt"-Liste.