Wenn in der Zahlungstabelle der Status "Vorschläge gefunden" erscheint, bedeutet das: Tess hat eine wahrscheinliche Übereinstimmung gefunden, war sich aber nicht zu 100% sicher. Deshalb hat keine automatische Verknüpfung stattgefunden – ein kurzer Check Ihrerseits ist notwendig.
1. Vorschläge aufrufen
Navigieren Sie in die Zahlungstabelle. Sie sehen oben in der Leiste sofort, wie viele Zahlungen betroffen sind. Um die Vorschläge zu sehen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Klicken Sie direkt auf den Statushinweis beim Eintrag.
Oder: Klicken Sie die Zahlung an und wählen Sie "Belege suchen".
2. Der Abgleich (Rechnungsnummer)
Nun werden Ihnen die potenziellen Belege angezeigt. Der wichtigste Indikator ist die Rechnungsnummer:
Tess liest diese automatisch aus dem Verwendungszweck der Zahlung aus.
Vergleichen Sie diese Nummer mit dem angezeigten Beleg.
Tipp: Sie können auch gezielt nach der Rechnungsnummer oder dem Lieferanten im Suchfeld suchen.
3. Detailprüfung
Um ganz sicherzugehen, können Sie sich die Rechnung im Detail ansehen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil, um die Vorschau zu vergrößern. Prüfen Sie kurz, ob der Beleg inhaltlich zur Zahlung passt.
4. Verknüpfen
Passt alles?
Klicken Sie auf den Button "Verknüpfen".
Der Beleg ist nun fest der Zahlung zugeordnet.
Sonderfall: Restbetrag
Wie im Video-Beispiel zu sehen, kann es vorkommen, dass nach der Verknüpfung noch ein Restbetrag offen ist (z. B. wenn eine Zahlung mehrere Rechnungen abdeckt). In diesem Fall lässt sie Tess nicht direkt verknüpfen, sondern fordert einen Grund für den Restbetrag z.B. Währungsunterschied ö.ä. oder die Verknüpfung eines weiteren Belegs über "Mehr Belege verknüpfen".
Die KI liefert häufig oft direkt einen weiteren Vorschlag, falls bei der Zahlung mehrere Belege verknüpft werden müssen.
Prüfen Sie diesen nach dem gleichen Schema und verknüpfen Sie ihn ebenfalls, bis der Betrag ausgeglichen ist.
Was tun, wenn der Vorschlag falsch ist?
Sollte der vorgeschlagene Beleg nicht passen:
Verknüpfen Sie ihn nicht.
Klicken Sie stattdessen auf "Alle Belege anzeigen", um manuell nach dem richtigen Dokument zu suchen.
Ist der richtige Beleg gar nicht dabei? Dann laden Sie ihn einfach neu hoch.